KPI یا شاخص کلیدی عملکرد چیست؟
KPI مخفف عبارت Key Performance Indicator و به معنای شاخص کلیدی عملکرد، یک ارزش قابل اندازه گیری است که میزان دستیابی به اهداف در نظر گرفته شده برای سازمان و یا وظایف هر عضو آنرا مشخص می نماید.
چرا KPI ها اهمیت دارند؟
منطقاً بدون اندازه گیری دقیق و صحیح نمی توان فهمید چقدر به اهداف مورد نظرمان نزدیک هستیم. عملکرد ما تا چه میزانی موثر بوده است؟ کجا درست و کجا اشتباه عمل کرده ایم و آیا به خواسته های گروهی و انفرادیمان رسیده ایم یا نه؟
در یک سازمان، از یک استارتاپ کوچک گرفته تا کسب و کارهای بزرگ و حتی نهادهای دولتی، سطوح مختلفی از KPI ها می توان در نظر گرفت که معمولا این سطوح را به دو نوع بالا و پایین تقسیم می کنند. شاخص سطح بالا، با دید کلی از شرکت، شاخص ها را مورد بررسی قرار می دهد و شاخص سطح پایین، برای هر فعالیت و با در نظر گرفته شدن جزییات آن که به صورت دوره ای ارزیابی می شود. مانند شاخص های در نظر گرفته شده برای بخش فروش، بازاریابی، پشتیبانی و ...
چگونه KPI های مناسب را برای کسب و کارمان تعریف کنیم؟
هر شاخص باید به یک نتیجه ی خاص با اندازه گیری مشخص تعریف شود. به عنوان مثال اگر هدف شما افزایش بازدید کنندگان وب سایت باشد برای تعریف شاخص عملکرد کلیدی باید مراحل زیر را طی کنید و به تمام سوالات پاسخ دهید:
1. نتیجه مورد نظر شما چیست؟
افزایش بازدیدکنندگان وب سایت به میزان 100هزار مورد در سال جاری
2. چرا این نتیجه مهم است؟
دستیابی به این هدف در فروش و افزایش رتبه وب سایت تاثیر خواهد گذاشت
3. چگونه می‌خواهید پیشرفت را اندازه‌گیری کنید؟
افزایش تعداد کاربران وب سایت نسبت به دوره های قبل
4. چگونه می‌توانید نتایج را تحت تاثیر قرار دهید؟
قرار دادن محتواهای متنی و تصویری بیشتر با درنظر گرفتن کلمات کلیدی
5. چه کسی مسئول نتایج این بخش از کسب‌وکار است؟
کارشناس سئو و تولید محتوا
6. چگونه مطمئن می‌شوید که به نتایج دلخواه خود دست یافته‌اید؟
تعداد بازدید ها در سال جاری 30% رشد کند.
7. تا چه میزان پیشرفت به سوی نتایج دلخواه خود را بررسی می‌کنید؟
به صورت ماهانه بررسی خواهد شد.
آشنایی با انواع مختلف شاخص های KPI
- ورودی ها: اطلاعاتی و منابع مورد نیاز با در نظر گرفتن کیفیت آنها
- فرایند: تمرکز بر روی کیفیت و کمیت فرآیند هایی که در خروجی استفاده می شوند
- خروجی ها: میزان کاری که انجام شده و یا تولید شده است
- نتایج: نتایج بدست آمده و تاثیرات آنها
- پروژه: وضعیت تحویل پروژه و دستاورد های بدست آمده از پیشرفت نقاط قوت پروژه.
چرا باید شاخص های کلیدی عملکرد را در کسب و کارمان بکار ببریم؟
به طور قطع می توان گفت نمی شود برای همه ی سازمان ها یک نسخه کلی و جامع از شاخص های کلیدی عملکرد معرفی کرد. هر شرکت یا سازمان باید استراتژی های مخصوص خود را داشته و این شاخص ها را در مجموعه خود تبیین و بکار بندد.
عدم توجه به KPI های سازمان باعث می شود بعد از مدتی اهداف سازمان در میان بسیاری از مشکلات کوچک و بزرگ گم شده و افراد بدون توجه به معیار ها دائم در حال تلاش و کوشش باشند اما از اهداف خود دور شوند. این موضوع برای شرکت های نوپا و استارتاپ ها بیشتر دیده می شود زیرا درگیر مشکلاتی همچون جذب سرمایه، توسعه، فروش و... هستند.
