سامانه تیکتینگ یا نرم افزار مدیریت درخواست چیست؟
هر کسب و کار و سازمانی در دنیای امروز با انبوهی از درخواست های مختلف روبروست. گاه این درخواست ها از سوی پرسنل درون سازمان برای یکدیگر ایجاد می گردند و گاه از طرف مشتریان برای واحد های مختلف سازمان. از رویی دیگر، با توجه به نوع فعالیت هر سازمان، این درخواست ها می توانند در زمینه های مختلفی نظیر پشتیبانی آنلاین، شکایات، انتقادات و پیشنهادات، درخواست های مشاوره و مواردی از این دست ظاهر گردند. طبیعی است که در یک زمان کوتاه، حجم این درخواست ها به قدری با افزایش روبرو خواهد شد که مدیریت آنها به کاری دشوار برای مدیران سازمان و پرسنل تبدیل خواهد گشت. به علاوه، موضوع دسترسی همیشگی به این درخواست ها بدون محدودیت در زمان و مکان مبحث دیگری است که همواره نه تنها از سوی مشتریان و ارباب رجوع، بلکه از سوی مدیران و پرسنل سازمان مورد توجه قرار می گیرد. حال تصور کنید که چه پیش خواهد آمد اگر این درخواست های متنوع، بر روی رسانه ها و ابزارهای مختلفی نظیر تلفن، ایمیل، پیام رسان های اینترنتی، مکالمات شفاهی و مثال هایی از این دست پراکنده شده باشند؟ آیا مدیران ارشد می توانند در یک لحظه ، از تمامی عملکرد سازمان و یا واحد خود ، میزان رضایت مشتریان ، درخواست های ارسالی و مواردی از این دست مطلع شوند؟
و اما، نرم افزار تیکتینگ ...
سیستم تیکتینگ که با اسامی و عنوان های دیگری نظیر سامانه تیکتینگ ، نرم افزار پشتیبانی آنلاین ، نرم افزار مدیریت درخواست ، و یا نرم افزار میز کمک یا خدمت (Help Desk) نیز شناخته می شود، سازمان و کسب و کار شما را قادر خواهد ساخت تا کلیه مکاتبات و درخواست های متنوعی که در بالا به نمونه هایی از آنها اشاره کردیم و از آنها در این دسته از نرم افزارها به تیکت یاد می شود را بر روی یک بستر جامع و منسجم گرد آوری نماید. وقتی که این نرم افزارهای تیکتینگ به صورت تحت وب (Web Based) و یا در اصطلاح ابری (Cloud) ارائه گردند، مزایای استفاده از آنها چند برابر خواهد شد. در زیر به بخشی از موارد اشاره می نماییم.
فواید استفاده از سامانه تیکتینگ:
- ذخیره سازی کلیه مکاتبات و درخواست های درون سازمانی و برون سازمانی بر روی یک بانک اطلاعاتی جامع و متمرکز
- دسترسی همیشگی به کلیه اطلاعات و درخواست ها بدون محدودیت در زمان و مکان
- افزایش نظم و انسجام سازمانی در انجام امور محوله
- افزایش رضایتمندی مشتریان از پاسخگویی به درخواست ها به صورت منظم
- ایجاد تصویری منسجم و مدیریت شده از سازمان در نظر مشتریان
- حذف امکان انکار مطالب بیان شده
- جلوگیری از حذف اطلاعات حیاتی سازمان که از سوی مشتریان و یا پرسنل و مدیران سازمان مطرح گردیده اند
همانگونه که مطالعه نمودید، با استفاده از سیستم های تیکتینگ و مدیریت درخواست، دستاوردهای مهمی برای یک سازمان یا کسب و کار که به نحوه ارتباط پرسنل و مشتریان خود اهمیت داده و در صدد افزایش کیفیت و کارایی سازمانی است به ارمغان خواهند آمد.
در مقالات بعدی ما نیز همراهمان باشید تا شما را با زوایای بیشتری از کاربردهای این نرم افزارها آشنا نماییم.
