نرم افزار دبیرخانه یا سامانه تیکتینگ؟
در دنیای امروز که سرعت و دقت در مدیریت فرآیندها حرف اول را میزند و همین امر منجر به افزایش رضایتمندی مشتریان و ارباب رجوع نیز می گردد، انتخاب ابزارهای مناسب برای سازماندهی و پیگیری امور اداری و پشتیبانی بسیار حیاتی است. از این رو، یکی از مهمترین تصمیماتی که سازمانها و شرکتها با آن مواجه هستند، انتخاب بین یک نرم افزار هلپ دسک و تیکتینگ و یا یک نرم افزار دبیرخانه است.
نرم افزارهای دبیرخانه به عنوان ابزارهایی برای مدیریت اسناد، مکاتبات و فرآیندهای اداری، نقش مهمی در سازمانها و شرکتها ایفا کرده‌اند. این سیستم‌ها از دوران استفاده از کاغذ و بایگانی فیزیکی شروع شده و به مرور با پیشرفت فناوری، به شکل دیجیتال و هوشمند درآمده‌اند. اما تا کنون چند بار برای شما پیش آمده است که حتی با وجود ثبت نیاز یا درخواست شما در واحد دبیرخانه یک سازمان، همچنان برای پیگیری نتیجه و وضعیت رسیدگی به آن مجبور به مراجعات حضوری و یا تماس های تلفنی مکرر شده باشید؟ قطعا جواب شما این است: بارها!
اما در این بین، راهکارهای نرم افزاری نوین به ویژه سامانه های تیکتینگ و هلپ دسک به میزان چشم گیری جای خود را در سازمان ها و کسب و کارهای مختلف باز کرده اند و می توان آنها را جایگزینی کاملاً اثربخش و متفاوت برای سامانه های نرم افزاری دبیرخانه بر شمرد. در ادامه، به مهمترین ویژگی های یک سیستم تیکتینگ و هلپ دسک در مقایسه با نرم افزارهای دبیرخانه اشاره می نماییم.
.
مدیریت هوشمند درخواست‌ها با سیستم تیکتینگ
یکی از اصلی‌ترین مزایای نرم افزار تیکتینگ، توانایی آن در مدیریت هوشمند درخواست‌هاست. در حالی که سیستم دبیرخانه معمولاً به صورت دستی و خطی عمل میکند، سامانه تیکتینگ به شما امکان میدهد تا هر درخواست را به صورت یک تیکت ثبت کنید. این تیکت‌ها به راحتی قابل پیگیری، اولویت‌بندی و اختصاص به افراد مرتبط هستند. این ویژگی باعث میشود فرآیندها سریعتر و با خطای کمتری انجام شوند.
.
پیگیری آسان و شفافیت در فرآیندها
در نرم افزار تیکتینگ، هر تیکت دارای یک شماره منحصر به فرد است که امکان پیگیری آسان را فراهم میکند. این در حالی است که در سیستم دبیرخانه، پیگیری درخواست‌ها اغلب زمان‌بر و پرخطاست. با استفاده از سیستم تیکتینگ، تمام مراحل پردازش یک درخواست به صورت شفاف ثبت میشود و هر کاربر میتواند وضعیت تیکت خود را بدون نیاز به مراجعه حضوری و یا تماس تلفنی در هر لحظه مشاهده کند. در سامانه های تیکتینگ و هلپ دسک حرفه ای تر، حتی نیازی به باز کردن محیط نرم افزار برای کسب آگاهی از وضعیت رسیدگی به تیکت ها نیز وجود ندارد و به محض وقوع هر اتفاقی در خصوص آن درخواست (تیکت)، اطلاع رسانی های لازم در بسترهای مختلفی نظیر ایمیل و پیامک یا حتی پیام رسان های اینترنتی برای مخاطبین انجام می گردد.
.
کاهش زمان پاسخگویی و افزایش رضایت کاربران
یکی از بزرگترین چالش‌ها در سیستم دبیرخانه، زمان طولانی پاسخگویی به درخواست‌هاست. اما نرم افزار تیکتینگ با امکان اولویت‌بندی خودکار تیکت‌ها و هشدارهای لحظه‌ای، باعث کاهش زمان پاسخگویی میشود. این موضوع نه تنها بهره‌وری سازمان را افزایش میدهد، بلکه رضایت کاربران و مشتریان را نیز به همراه دارد.
.
گزارش‌گیری دقیق و تحلیل عملکرد
سامانه تیکتینگ این امکان را فراهم میکند تا از تمام فعالیت‌ها و فرآیندها گزارش‌گیری دقیق انجام دهید. این گزارش‌ها به شما کمک میکنند تا عملکرد تیم خود را تحلیل کرده و نقاط ضعف و قوت را شناسایی کنید. در مقابل، نرم افزار دبیرخانه معمولاً فاقد چنین قابلیت‌هایی است و گزارش‌گیری از آن اغلب دستی و زمان‌بر است.
.
یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌ها
نرم افزار تیکتینگ معمولاً قابلیت یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌های سازمانی مانند CRM، ERP و سیستم‌های ارتباطی را دارد. این ویژگی باعث میشود تمام فرآیندها به صورت خودکار و هماهنگ انجام شوند. در حالی که سیستم دبیرخانه اغلب به صورت مستقل عمل میکند و نیاز به ورود دستی اطلاعات دارد.
.
امنیت و دسترسی کنترل‌شده
در سیستم تیکتینگ، دسترسی به اطلاعات و تیکت‌ها به صورت کنترل‌شده است و تنها افراد مجاز میتوانند به آنها دسترسی داشته باشند. این موضوع امنیت اطلاعات را به شدت افزایش میدهد. در مقابل، نرم افزار دبیرخانه ممکن است نتواند چنین سطحی از امنیت را فراهم کند.
.
کاهش هزینه‌های عملیاتی
استفاده از نرم افزار تیکتینگ به جای نرم افزار دبیرخانه میتواند تحول بزرگی در مدیریت فرآیندهای سازمانی ایجاد کند. با قابلیت‌هایی مانند مدیریت هوشمند درخواست‌ها، پیگیری آسان، کاهش زمان پاسخگویی و گزارش‌گیری دقیق، سیستم تیکتینگ به یکی از ابزارهای ضروری برای سازمان‌های مدرن تبدیل شده است. اگر به دنبال افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و بهبود رضایت کاربران هستید، سامانه تیکتینگ بهترین انتخاب برای شماست.
.
اگر شما هم سازمانی هستید که میزان محبوبیت در نزد مشتریان و ارباب رجوع برایتان اهمیت داشته و از سوی دیگر، تمایل دارید تا به بهترین شکل، عملکرد سازمان خود را تحت نظارت و مدیریت داشته باشید، خوشحال خواهیم شد تا میزبان شما به عنوان یکی دیگر از مشتریان نرم افزار هلپ دسک و تیکتینگ هلپیکال به عنوان یکی از برندهای مطرح کشور در این حوزه از راهکارهای نرم افزاری باشیم.
